¿Cuáles son los pasos para realizar un buen archivo?

1. Planeación: ...
2. Producción: ...
3. Gestión y trámite: ...
4. Organización: ...
5. Transferencia: ...
6. Disposición de documentos: ...
7. Preservación a largo plazo: ...
8. Valoración:

• Nombre. Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir con otro que esté en la misma ubicación.
• Extensión. ...
• Tamaño. ...
• Descripción. ...
• Ubicación. ...
• Formato.

• Planeación. ...
• Producción. ...
• Trámite. ...
• Organización. ...
• Transferencia. ...
• Disposición. ...
• Preservación. ...
• Valoración.

¿Cuáles son las 3 fases del archivo?

En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.

¿Cómo se organizan los archivos de gestión?

La organización de los archivos de gestión incluye actividades relacionadas con el Programa de Gestión Documental establecido por el AGN, que va desde la producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final.

¿Cuántos pasos tiene la gestión documental?

Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).

¿Cuáles son las funciones de un gestor documental?

El gestor de documentos digitales se encargará de estructurar todo de forma ordenada, permitiendo una mejor visualización del material. Con ello, es posible evitar duplicados o versiones erróneas, mejorando el acceso a la información.

¿Qué es la planeacion de un archivo?

El proceso de planificación en un servicio de archivo permite determinar el destino, conocer los objetivos a largo plazo, optimizar el uso de recursos y estar preparados frente a hechos inesperados. La planificación conlleva, naturalmente, asignar unos recursos para cada proyecto o actuación de forma justificada.

¿Qué es un archivo y cómo se crea?

Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.

¿Qué es un documento de archivo y cuáles son sus elementos?

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.

¿Qué es un archivo y ejemplos?

Cualquier documento que almacenes en tu computador, ya sea música, videos, fotos, descargas de internet o un documento de texto u hoja de cálculo, se conoce bajo el nombre de Archivo. Aquél que no necesita ningún programa para que lo puedas abrir. Aquél que sí requiere de un programa para ser abierto.

¿Cuántas formas de archivar existen?

¿Cuáles son los archivos administrativos?

Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa.

¿Cuáles son los diferentes tipos de archivos?

¿Cómo ser un buen gestor documental?

¿Cuál es el ciclo vital de los documentos?

El ciclo vital de la documentación es la denominación que se le da a las distintas fases o etapas que pasa el documento, desde su creación hasta su eliminación o selección para su custodia permanente y se establece en función de los valores de los documentos y frecuencia de uso.

¿Quién es el responsable de los archivos de gestión?

Archivos de gestión: Estarán bajo la responsabilidad del jefe cada dependencia o grupo, quien a su vez delegará la función operativa de la organización documental, la cual se establecerá en los manuales de procedimientos de archivo que debe contener los criterios en cuanto a Inventario de los documentos, el registro y ...

¿Cómo se puede llevar un control de documentos?

¿Cómo es el orden de un archivo?

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

¿Cuántas fases tiene un archivo?

Activa, semiactiva e inactiva, las tres fases por las que pasa un documento oficial.

¿Qué es un archivo en pocas palabras?

Un archivo es un elemento que almacena un conjunto de datos para su posterior uso. Estos elementos no son visibles, a priori, para el usuario, además de que no son útiles por sí solos.

¿Cuál es la finalidad de los archivos?

El archivo de documentos sirve para gestionar, clasificar, ordenar y conservar documentos.

¿Qué es archivo técnico?

Es el conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones, por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier soporte material.