¿Qué es una guía en un archivo?

1. Quién creó el documento.
2. Quién verificó el documento y los datos.
3. Persona que aprobó el documento y cuándo.
4. El estado del documento (válido, borrador, en revisión, en espera de aprobación)
5. El número de revisión del documento.

• Participación en el diseño y seguimiento de planes de gestión documental.
• Capacitación del personal de la organización en materia de gestión documental.

¿Qué es un archivo y cuáles son sus partes?

Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo.

¿Cuáles son los tipos de archivos que existen?

¿Cuál es la diferencia entre un formato y un registro?

Formato: Documento diseñado para la recolección de información y que proporciona evidencia de una acción. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas.

¿Cómo se organizan los documentos?

Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares. Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.

¿Cuáles son los 8 pasos del programa de gestión documental?

¿Cuántos folios deben ir en una carpeta de archivo?

Cada expediente podrá estar contenido en varias unidades de conservación de acuerdo con el volumen de la misma; se recomienda que cada carpeta tenga como máximo 200 folios. La foliación debe ser consecutiva de 1 a N independientemente del número de carpetas, por ej.

¿Cómo se llama donde se guardan los expedientes?

¿Cómo se llama el lugar donde se guardan los expedientes? El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

¿Cómo se debe organizar un archivo de oficina?

Organiza los archivos alfabéticamente y por colores, es decir, elige un color para cada categoría y así podrás tener una carpeta para cada una de ellas, pero además, organiza las mismas y las subcategorías alfabéticamente, es importante y más fácil si tienes dos factores o indicadores a la hora de buscar un documento ...

¿Qué elementos forman parte de la guía de archivo documental?

✓ Área de procedencia de las series documentales. ✓ Nombre del responsable de la unidad administrativa. ✓ Cargo del responsable de la unidad administrativa. ✓ Domicilio en el que se ubica el archivo.

¿Cómo se clasifican los archivos según su función?

SEGÚN SU USO

Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor. Archivo inactivo: son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

¿Qué es el manejo de archivos y directorios?

Con este término se hace referencia, por un lado, a los mecanismos y estructuras que el sistema operativo utiliza para organizar la información en medios físicos tales como discos y diskettes (aspecto físico del sistema de archivos), y por otro a la visión que es ofrecida al usuario para permitir la manipulación de la ...

¿Cómo se clasifican los documentales?

la Clasificación documental es la labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las Series que componen cada agrupación documental ( fondo, sección y subsección) de acuerdo con la estructura orgánico -funcional de la entidad.

¿Qué diferencia hay entre un protocolo y un manual?

El protocolo estándar es el más común. Se pone en práctica en situaciones cotidianas como en la atención al cliente. El manual de protocolo es el que establece las normas que los empleados deben aplicar en cada situación. Hace referencia a los actos tanto internos como externos de la empresa.

¿Cuando un formato se convierte en registro?

Un formato se transforma en un registro cuando se incorporan datos. Instrucción de trabajo: Descripción detallada de cómo realizar y registrar las tareas. evidencia de actividades desempeñadas. controlados en caso de que sea necesaria su utilización.

¿Qué es un documento en ISO?

Según la norma ISO 9000:2005, un documento se define como la información (datos significativos) y su medio de soporte. Un documento puede estar escrito, en vídeo, muestra física, en plano, programa de computadora o de otra manera.

¿Qué es un archivo activo y pasivo?

Mientras que los activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente, los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos, que se necesitarán para su ...

¿Qué es un archivo activo ejemplos?

Archivos activos: Aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la documentación, ya sea por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de una vez al mes.

¿Dónde se guardan los archivos y carpetas?

En términos físicos, la mayoría de los archivos informáticos se almacenan en discos duros —discos magnéticos que giran dentro de una computadora que pueden registrar información indefinidamente—.

¿Cómo es un fichero?

Es posible afirmar que un fichero es un archivador: un mueble cuya configuración lo vuelve útil para archivar algo (en este caso, fichas). En diferentes lugares, poseer con un objeto de este tipo es una necesidad.