¿Qué es un cuadro de clasificación documental?

• Debe recoger todas las series documentales generadas por la empresa, independiente de su cronología y soporte.
• La clasificación tiene que ser sencilla, para poder ser utilizada por todo el personal de la empresa.

¿Cómo se hace un cuadro de clasificación?

El cuadro de clasificación debe tener una estructura permanente y estable en el tiempo que refleje las funciones de la entidad de procedencia y que permita la suficiente flexibilidad como para albergar futuras funciones o cambios que se produzcan en la entidad.

¿Cómo se hace la clasificación documental?

¿Qué son las series y subseries?

Las sub-series son un conjunto de unidades de datos que forman parte de una serie mayor, por lo que se jerarquizan e identifican independientemente del conjunto de la serie de la que forman parte por los llamados tipos documentales.

¿Cómo se elabora un cuadro General de Clasificación archivística?

En este sentido, el cuadro general de clasificación archivística se elabora a partir de una estructura jerárquica documental, es decir, se organiza a partir del fondo, sección, subsección, serie y subserie, lo que permite diferenciar y jerarquizar los grupos de documentos que integran los archivos de los sujetos ...

¿Quién es la instancia encargada de la elaboración del cuadro General de Clasificación archivística?

ARTÍCULO 30. - Los sujetos obligados oficiales, a través del área coordinadora de archivos, elaborarán un cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

¿Cómo se clasifican los tipos de documentos?

¿Qué tres objetivos se persiguen con la clasificación de los documentos?

Se evita la pérdida de información de vital importancia. Se ahorra tiempo en la búsqueda, organización y revisión de documentos. Permite control de accesos. Establece un ciclo de vida de la documentación.

¿Qué es una serie documental ejemplos?

Son series documentales simples por ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comités, comisiones, etc., o las circulares administrativas o reglamentarias.

¿Cuántos folios deben ir en una carpeta de archivo?

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.

¿Cuáles son los 3 niveles de clasificación de la información?

Confidencial (cuando presenta un nivel mayor de confidencialidad). Restringida (nivel medio de confidencialidad). De uso interno (nivel más bajo de confidencialidad)

¿Cómo se ordenan los archivos?

Maneras de ordenar archivos

Ordena alfabéticamente por el tipo de archivo. Los archivos del mismo tipo se agrupan, a continuación, ordenados por nombre. Ordena por la fecha y hora en las que se modificó un archivo por última vez. Ordena de la más antigua a la más reciente de manera predeterminada.

¿Cómo se pueden archivar los documentos en una oficina?

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

¿Qué es un sistema de ordenación documental?

Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado. Organización de Documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

¿Cómo se clasifican los archivos públicos?

Archivos de Entidades del Orden Nacional Archivos de Entidades del Orden Departamental Archivos de Entidades del Orden Distrital Archivos de Entidades del Orden Metropolitano Archivos de Entidades del Orden Municipal Archivos de Entidades de Orden Local Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ...

¿Cuáles son los tres tipos de archivos?

Los tipos de archivos reconocidos por el sistema son normal, directorio o especial. Todos los tipos de archivos reconocidos por el sistema se enmarcan en una de estas categorías. No obstante, el sistema operativo utiliza muchas variaciones de estos tipos básicos.

¿Que los archivos son objeto de clasificación y categorización?

Como puedes darte cuenta, los archivos son cimientos de los procesos de gestión documental, son los que permiten la correcta categorización de la información, los que le ayudan a la empresa a ahorrar tiempo y espacio destinado al almacenamiento.

¿Cuántos tipos de documentos hay?

¿Qué es un sistema de clasificación y para qué sirve?

¿Qué son los sistemas de clasificación? Son formas de ordenamiento que se aplican para categorizar a los seres vivos; es decir, son procedimientos que facilitan la agrupación de los elementos de información de acuerdo a atributos o propiedades comunes entre especies.

¿Cuál es la diferencia entre un documento y un expediente?

TERMINOLOGÍA ARCHIVÍSTICA

Es todo registro de información independientemente de su soporte físico. Expediente: Es la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados.

¿Quién debe elaborar un programa de gestión documental?

Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.