¿Qué es la tabla de clasificación documental?

¿Qué son las series y subseries?

Las sub-series son un conjunto de unidades de datos que forman parte de una serie mayor, por lo que se jerarquizan e identifican independientemente del conjunto de la serie de la que forman parte por los llamados tipos documentales.

¿Cómo se elabora un cuadro General de Clasificación archivística?

En este sentido, el cuadro general de clasificación archivística se elabora a partir de una estructura jerárquica documental, es decir, se organiza a partir del fondo, sección, subsección, serie y subserie, lo que permite diferenciar y jerarquizar los grupos de documentos que integran los archivos de los sujetos ...

¿Cómo se lleva a cabo la clasificación?

Toda clasificación debe hacerse siguiendo un solo criterio clasificador. Debe ser exhaustiva o completa. La clasificación, según varios criterios, debe guardar orden lógico, teniendo en cuenta la extensión y la comprensión o contenido, es decir: clases, subclases, familias, géneros y especies.

¿Cuándo se aplica la tabla de retención documental?

En conclusión, las Tablas de Retención Documental se aplican a la totalidad de los documentos de archivo producidos por una entidad en ejercicio de sus funciones o actividades, independientemente del formato o soporte en el que se encuentren.

¿Qué debe tener una tabla de retención documental?

¿Quién es el encargado de elaborar las Tablas de retención documental?

Las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental deben ser elaboradas por un equipo interdisciplinario conformado por profesionales en diferentes disciplinas como la archivística, historia, derecho, administración pública, ingeniería industrial, entre otras.”, lo anterior teniendo en cuenta que ...

¿Cómo se clasifican los tipos de documentos?

¿Qué finalidad tiene la tabla de retencion?

Las TRD (Tablas de Retención Documental) es un instrumento archivístico que ayuda a identificar la vida útil de la información. Establece, a través de criterios específicos, los períodos durante los cuales los diferentes tipos de documentos deben ser conservados por una organización o individuo.

¿Qué beneficios tiene la tabla de retención documental?

La aplicación de esta herramienta permite a las empresas evitar que sean acumulados documentos que resultan innecesarios, los cuales terminarán deteriorándose o perdiéndose. Lo ideal con la implementación de las TRD es que se registre un control a través del tiempo de retención que se les haya asignado.

¿Qué beneficios tienen las Tablas de retención documental en los procesos de organización documental?

Beneficios de las Tablas de Retención Documental

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Además sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

¿Qué es la clasificación y para qué sirve?

Clasificar consiste en identificar y agrupar los documentos bajo conceptos, que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de la Universidad, dentro de una estructura jerárquica y lógica: Cuadro de clasificación.

¿Cuáles son los 3 niveles de clasificación de la información?

Confidencial (cuando presenta un nivel mayor de confidencialidad). Restringida (nivel medio de confidencialidad). De uso interno (nivel más bajo de confidencialidad)

¿Cuál es el objetivo de la clasificación?

Clasificar nos sirve para organizar, para ordenar. En nuestra vida diaria clasificamos, agrupamos diferentes objetos, plantas o animales, aun sin ponerle ese nombre a nuestra forma de proceder. El orden que obtenemos al agrupar lo que queremos conocer o las cosas que tenemos, hace que resulte más fácil nuestra tarea.

¿Qué es una serie documental ejemplos?

Son series documentales simples por ejemplo: Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones, las actas de juntas, asambleas, comités, comisiones, etc., o las circulares administrativas o reglamentarias.

¿Qué tres objetivos se persiguen con la clasificación de los documentos?

Se evita la pérdida de información de vital importancia. Se ahorra tiempo en la búsqueda, organización y revisión de documentos. Permite control de accesos. Establece un ciclo de vida de la documentación.

¿Cuántos folios deben ir en una carpeta de archivo?

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.

¿Qué es una TRD general y especifica?

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización, como parte de su Sistema de Gestión Documental.

¿Cuáles son los tres tipos de archivos?

Los tipos de archivos reconocidos por el sistema son normal, directorio o especial. Todos los tipos de archivos reconocidos por el sistema se enmarcan en una de estas categorías. No obstante, el sistema operativo utiliza muchas variaciones de estos tipos básicos.

¿Cómo se deben archivar los documentos?

Los documentos deben archivarse por tema o asunto en orden de procedencia o sea, como se generaron y en el orden cronológico. No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales.

¿Cuántos tipos de documentos hay?