¿Cómo se deben archivar los documentos?

1. Revisa todos los documentos y tira los que no necesites.
2. Crea un sistema para archivar documentos.
3. Las subcarpetas serán la clave.
4. Diferentes archivadores dependiendo de la importancia.
5. Colocar etiquetas en los archivadores.
6. Coloca los archivadores en una estantería.

• por fondos, conjunto documental producido por una institución o entidad.
• por series, dentro de los fondos. ...
• por expedientes, dentro de las series. ...
• por documentos sueltos.

1. Utiliza archivadores de palanca. ...
2. No olvides las bandejas de sobremesa. ...
3. Clasifica los documentos. ...
4. Guarda los documentos de poco uso. ...
5. Crea un tablero original.

¿Cuáles son los 5 pasos para archivar?

¿Cuáles son las 3 fases del archivo?

En ella se diferencian tres fases (identificación, organización y preservación) y en cada una de éstas se formulan una serie de preguntas con respuestas para guiar a las personas a custodiar su preciada documentación digital.

¿Cuáles son los 8 procesos de archivo?

¿Cómo almacenar documentos fisicos?

Almacenar los archivos en un ambiente limpio, protegido de la luz, protegido de plagas, con niveles de humedad entre 30 y 50 por ciento y por debajo de los 23 grados centígrados es necesario para la conservación a largo plazo de los archivos.

¿Qué es un archivo activo y pasivo?

Mientras que los activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente, los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos, que se necesitarán para su ...

¿Cómo se ordenan los archivos dentro de una carpeta?

Pulsamos botón derecho con el ratón sobre la zona vacía de esta zona y se despliega el menú con la opción Organizar por. Al ordenar los archivos o carpetas lo que hacemos es indicar según qué propiedad se ordena el listado y en qué sentido.

¿Cuántos folios debe llevar una carpeta de archivo?

-Las unidades documentales no deben superar los 200 folios, si esta llega a superar este número, se debe abrir otra carpeta (unidad documental) y la foliación debe continuar.

¿Cuántos folios se deben archivar en una carpeta?

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.

¿Dónde se guardan los documentos más importantes?

Lo ideal es guardar estos documentos difíciles de reemplazar en una caja de seguridad o en una caja fuerte del hogar a prueba de incendios, agua y robos. Otros registros importantes pueden archivarse en el hogar o llevarse en la cartera o bolsa.

¿Cómo almacenar documentos en papel?

No deben estar ni expuestos al calor, ni a la humedad ni a luz. Evita dejarlos a la luz solar y a alta luz artificial. La temperatura perfecta es entre 18 y 20 grados. Cuando vayas a echar mano de ellos es conveniente que uses guantes de látex y así evitarás que la grasa de tus dedos traspase al papel.

¿Qué es la organización de los archivos?

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

¿Qué es un archivo y cuántos tipos hay?

Un archivo es un contenedor de información. La mayoría de los archivos que se utilizan contienen información (datos) en un formato determinado: un documento, una hoja de cálculo, un gráfico. El formato es la disposición de los datos dentro del archivo. El formato del archivo se conoce como tipo de datos.

¿Cuántos y cuáles son los tipos de archivo?

Hay 4 tipos de archivos principales: documento, imagen, vídeo y audio.

¿Cuáles son las etapas de un documento?

Hay cuatro etapas principales del ciclo de vida del documento, que incluyen la creación de documentos, el almacenamiento de documentos, el intercambio y la entrega de documentos, y el archivo o destrucción de documentos.

¿Cómo se archiva en orden cronologico?

Ordenación Cronológica: El criterio de ordenación lo determina la fecha de los documentos (año, mes y día), de mayor a menor, del más antiguo al más reciente. Dentro de cada año por meses y dentro de éstos por días.

¿Cuáles son los sistemas de ordenación documental?

Los métodos son: alfabético ( onomástico, toponímico, asuntos o materias ), cronológico, numérico, alfanumérico, geográfico.

¿Qué es un documento de archivo y cuáles son sus elementos?

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los eventos ocurridos en el pasado.

¿Que no se le debe hacer a los documentos originales?

Debe evitarse subrayar o realizar anotaciones con esfero en documentos originales, así como subrayar con resaltador debido a que los componentes químicos con los que son elaborados estos elementos deterioran los documentos que en su mayoría son considerados históricos.

¿Cuánto es el tiempo para archivar documentos?

Por regla general, la Ley General Tributaria marca un plazo de cuatro años para guardar los archivos.

¿Cómo se debe foliar de atrás hacia delante o de adelante hacia tras?

7.5. La foliación se realizará de atrás hacia adelante, de manera de tener delante los escritos más recientes y que la primera hoja del escrito y demás hojas serán foliadas en forma correlativa, según se vayan acumulando los documentos, escritos y demás actuaciones .