¿Cómo organizar carpetas y archivos en una oficina?

1. Establece un protocolo sobre cómo almacenar la información digital. ...
2. Guarda todos tus documentos digitales en una misma carpeta. ...
3. Además de autoexplicativos, los nombres deben ser breve. ...
4. A mayor volumen de información, mayor necesidad de subcarpetas. ...
5. Codifica documentos digitales con la fecha invertida.

1. No usar espacios en nombres de archivo (podemos separar las palabras con guiones medios o bajos).
2. Utilizar solo caracteres alfanuméricos.
3. No usar eñes ni signos diacríticos, como acentos.
4. Eliminar los caracteres especiales, como por ejemplo: / : * ?

¿Cómo archivar documentos en orden alfabético?

¿Cómo hacer un diagrama de carpetas?

Cómo crear un diagrama de estructura de carpetas

Cree una carpeta"no categorizada" para colocar los archivos que no caben en ninguna otra carpeta. Codifique por colores las diferentes carpetas del diagrama para que sea más fácil para cualquiera entender la jerarquía de carpetas.

¿Cómo se rotula una carpeta de archivo?

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, la información general será: Nombre UAA, código UAA, nombre de la serie, código de la serie, nombre de la subserie, código de la subserie, número de la carpeta, número de folios y ...

¿Cuáles son las diferentes formas de archivar documentos?

Ordenación alfabética: Los documentos se ordenan siguiendo las letras del alfabeto. Este método se aplica a documentos referidos a personas, entidades y lugares. Ordenación numérica: Los documentos se ordenan siguiendo el número de registro correlativo que se le da en la oficina productora para controlarlos.

¿Cómo se debe rotular las cajas de archivo?

Identificar y rotular las cajas de archivo, con los siguientes datos: fondo (Función Pública), sección (Código y nombre de la dependencia), subsección (código y nombre del grupo), número de expedientes (del 1 al n), fechas extremas (año inicial hasta el año final) y el número de caja (consecutivo).

¿Cómo se clasifican los archivos y cómo se ordenan?

Tipos de organización de archivos

Archivo General. Archivo Alfabético. Archivo Numérico. Archivo Alfanumérico.

¿Cuáles son los tres tipos de archivos?

Los tipos de archivos reconocidos por el sistema son normal, directorio o especial. Todos los tipos de archivos reconocidos por el sistema se enmarcan en una de estas categorías. No obstante, el sistema operativo utiliza muchas variaciones de estos tipos básicos.

¿Cómo se dividen los archivos por su uso?

Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semi activo e inactivo.

¿Cuántos folios deben ir en una carpeta de archivo?

La recomendación que ha realizado el AGN es precisamente almacenar aproximadamente hasta 200 folios, lo que facilita el manejo del expediente y la carpeta, y por ende, evita deterioros en la unidad de conservación y los folios.

¿Cómo archivar las hojas de vida de los empleados?

El ordenamiento de los documentos de cada historia laboral se debe hacer cronológicamente clasificándolos y depurándolos, respetando el principio de orden original, de manera que el primer documento sea el que registre la fecha más antigua y el último el que registre la fecha más reciente manteniendo el siguiente orden ...

¿Cómo se deben organizar las cajas al interior de los depósitos de archivo?

El armado de las cajas se debe hacer preferiblemente con pliegues y ensambles, a partir de lengüetas que encajen mediante presión (sistema de caja y espigo), con el fin de evitar la utilización de cintas adhesivas, adhesivos y ganchos metálicos. Solamente para el caso de cajas para archivo central (tipo X200 o X300).

¿Cómo ver el árbol de carpetas?

Abrir una Ventana del Explorador: WinXP

el botón de las Carpetas para mostrar el árbol de carpetas. La ventana muestra el árbol de carpetas para el Disco C: en el panel de la izquierda del árbol de carpetas.

¿Qué es un árbol de archivos?

El árbol de archivos organiza los archivos en directorios que contienen información similar. Esta organización facilita el montaje remoto de directorios y archivos.

¿Cómo crear subcarpetas dentro de una carpeta?

¿Cómo es el orden de un archivo?

Este sistema de ordenación consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.

¿Cuáles son las reglas de nombres propios para archivar?

Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial, si existiere.

¿Qué es un archivo alfabético ejemplo?

Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.

¿Cuáles son los tipos de archivos de oficina?

¿Qué elementos son necesarios para la organización de archivos?

¿Cómo se organiza un archivo físico?

Utilizar una bodega temporal es la manera más segura, fácil y efectiva de garantizar que todos tus documentos se conserven de forma correcta. Esto se debe a que los almacenes se monitorean de forma correcta y los documentos se resguardan en áreas resistentes.