¿Cómo funciona la gestión de archivos?

• Archivos.
• Directorios.
• Campos.
• Registro.
• Bases de datos.

¿Cómo se deben archivar los documentos?

¿Cómo se organiza un sistema de archivos?

La mayoría de las computadoras organizan los archivos en jerarquías llamadas carpetas, directorios o catálogos . (El concepto es el mismo independientemente de la terminología usada.) Cada carpeta puede contener un número arbitrario de archivos, y también puede contener otras carpetas.

¿Cuáles son los 8 pasos del programa de gestión documental?

¿Cuáles son las 3 fases del archivo?

Los procesos de organización de archivos son tres: clasificación, ordenación y descripción.

¿Cuáles son las 3 etapas del archivo?

Activa, semiactiva e inactiva, las tres fases por las que pasa un documento oficial.

¿Cuáles son los 5 pasos para archivar?

¿Qué tipos de organización de archivos hay?

¿Cuáles son las partes de un archivo?

¿Cuáles son los tipos de sistemas de archivos?

¿Qué documentos no se deben archivar?

No se pueden archivar folios o documentos de temas diferentes. En las carpetas nuevas e identificadas solo se pueden archivar documentos originales. No se pueden guardar borradores, documentos de trabajo, invitaciones o demás documentos sin valor.

¿Cuánto tiempo dura un documento en el archivo de gestión?

En esta etapa, el documento tiene valor primario como instrumento de gestión, es decir, valor administrativo-jurídico y valor informativo. El periodo de permanencia que tienen este tipo de documentos es entre los 10 y los 15 años.

¿Qué es la ordenacion de archivos?

ORDENACION DE LOS DOCUMENTOS: La ORDENACION es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.

¿Qué es el archivo y su clasificación?

La clasificación de archivos permite la identificación y el agrupamiento sistemático de documentos con características comunes, basado en la estructura orgánico-funcional de las instituciones y los trámites administrativos.

¿Qué es un archivo y en cuántos se dividen?

Un archivo es el conjunto de documentos ordenados (según el criterio de cada empresa) y se puede clasificar y conservar de distintas maneras. Los archivos pueden ser documentos recibidos como creados por la entidad.

¿Cuáles son las características de los documentos de archivo?

Son únicos y originales y su valor testimonial hace que deban ser conservados a largo plazo. La importancia de estos documentos no solo reside en la información que contienen, sino en en que se convierten en instrumento crucial para ayudarnos a tener acceso a decisiones y eventos del pasado.

¿Quién organiza todos los archivos y carpetas?

Una de las herramientas de uso común del sistema operativo es el administrador de archivos, llamado explorado, el cual es una ventana que permite organizar los documentos guardados en una computadora.

¿Qué es un archivo activo y pasivo?

Mientras que los activos son aquellos a los que accedemos y utilizamos frecuentemente, los semiactivos son aquellos que tan sólo se consultan esporádicamente y los pasivos son todos aquellos archivos que tienen más de seis años de antigüedad y pasan a convertirse en archivos históricos, que se necesitarán para su ...

¿Cuáles son las funciones de un gestor documental?

Sus principales funciones son: Gestionar las políticas para la administración y la creación de documentos. Organizar con lógica toda la documentación. Garantizar la disponibilidad, inmediatez y acceso de la documentación.

¿Cuántos pasos tiene la gestión documental?

Esta etapa se divide en tres fases diferentes: la clasificación (proceso en el que se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental), la ordenación (ubicación física de los documentos) y la descripción (análisis de los documentos para la gestión).

¿Cuál es la primera fase para llevar una buena gestión documental?

El primer paso para comenzar el camino hacia la gestión documental, es el ingreso de los documentos al sistema. Ya sea a través de captura digital (OCR) de documentos físicos o incorporación de archivos ya existentes, es clave considerar qué archivos van a ir y cuáles ya no son necesarios.